Dịch vụ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia đã triển khai đồng loạt trên toàn quốc và là bước tiến lớn khi bản sao điện tử được chứng thực có giá trị như bản chính. Đây là dịch vụ được doanh nghiệp và người dân rất quan tâm. Dịch vụ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính tuân thủ các quy định tại Nghị định số 45/2020/NĐ-CP về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử và Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về chứng thực.
Quy trình thực hiện chứng thực điện tử như sau: Sau khi người dân gặp cơ quan có thẩm quyền chứng thực (trực tiếp) và cung cấp bản chính hợp lệ, cơ quan thực hiện chứng thực kiểm tra (nghiệp vụ về chứng thực) và sử dụng dịch vụ chứng thực bản sao từ bản chính trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia để nhập lời chứng, ký số, đóng dấu theo thẩm quyền và trả cho người dân, doanh nghiệp. Người dân, doanh nghiệp nhận bản chứng thực điện tử có đầy đủ lời chứng, chữ ký và con dấu của cơ quan có thẩm quyền tại tài khoản của mình trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia (kho quản lý dữ liệu điện tử) hoặc email trong trường hợp chưa có tài khoản.
Người dân, doanh nghiệp khi thực hiện thủ tục hành chính khác có sử dụng bản sao điện tử được chứng thực chỉ cần dẫn tài liệu từ Kho quản lý dữ liệu điện tử hoặc đăng tải file đã nhận. Cán bộ, công chức tiếp nhận hồ sơ sẽ kiểm tra tính chính xác, toàn vẹn qua ứng dụng trên hệ thống. Bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch (trừ trường hợp pháp luật có quy định khác), như vậy, người dân, doanh nghiệp có thể thực hiện trực tuyến hoàn toàn đối với đa số các thủ tục hành chính đã được cung cấp trên môi trường điện tử, loại bỏ tình trạng phải nộp bản sao chứng thực/xuất trình bản giấy để xác minh lại hồ sơ hiện nay. Bản sao chứng thực điện tử được ký số và đóng dấu bảo đảm tính nguyên vẹn, chính xác và có thể sử dụng lại nhiều lần.
1. Chứng thực bản sao điện tử là gì?
Theo Khoản 9 Điều 3 Nghị định 45/2020/NĐ-CP thì “Chứng thực điện tử” hay “Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính dạng văn bản giấy để chứng thực bản sao bằng hình thức điện tử là đúng với bản chính.
Trong đó, bản sao điện tử là bản chụp dưới dạng điện tử từ bản chính dạng văn bản giấy hoặc tập tin có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc, bản chính dạng văn bản giấy.
2. Giá trị pháp lý của chứng thực bản sao điện tử
Theo Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định thẩm quyền chứng thực bản sao điện tử từ bản chính như sau:
- Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức của Việt Nam; cơ quan, tổ chức của nước ngoài; cơ quan, tổ chức của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận.
- Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận.
3. Hướng dẫn thực hiện chứng thực bản sao điện tử
Bước 1: Truy cập vào website
Người dân, doanh nghiệp truy cập vào website Cổng dịch vụ công quốc gia theo link: https://dichvucong.gov.vn/ với giao diện như sau:
Bước 3: Lựa chọn dịch vụ chứng thực
Sau khi chọn vào phần “Dịch vụ công nổi bật”, màn hình sẽ xuất hiện ra các dịch vụ để người dân/doanh nghiệp lựa chọn. Tùy thuộc vào nhu cầu, lựa chọn thủ tục, dịch vụ chứng thực tại mục như sau:
Bước 4: Điền thông tin
Ở phần này sẽ hướng dẫn người dân/doanh nghiệp yêu cầu, trình tự cung cấp hồ sơ văn bản tài liệu để thực hiện chứng thực. Người dân/doanh nghiệp đọc thông tin và thực hiện theo yêu cầu. Sau đó chọn cơ quan tư pháp để thực hiện thủ tục chứng thực. Tại dịch vụ công được cung cấp bởi cơ quan nhà nước hiện nay chỉ có hai cơ quan là Uỷ ban nhân dân cấp xã/phường hoặc Phòng tư pháp. Cơ quan, đơn vị khác theo quy định của pháp luật thực hiện thủ tục chứng thực sẽ được cung cấp sau. Người dân lựa chọn cơ quan, tổ chức phù hợp và ấn vào nút “Đồng ý”.
Bước 5: Đặt lịch hẹn và xác nhận thành công
Sau khi đã cập nhật lựa chọn cơ quan, tổ chức chứng thực. Màn hình sẽ hiển thị thông tin của người yêu cầu chứng thực và cho người yêu cầu lựa chọn ngày hẹn, giờ hẹn cụ thể. Sau khi ấn “Đặt lịch hẹn” thì màn hình sẽ hiển thị như sau:
Đặt lịch hẹn và xác nhận thành công
Bước 6: Nhận kết quả chứng thực bản sao điện tử
Người dân/doanh nghiệp đã có tài khoản trên Cổng dịch vụ công quốc gia và đã hoàn tất đăng ký chứng thực bằng hình thức đặt lịch hẹn(Việc đăng ký tài khoản thực hiện theo hướng dẫn ở website trên). Sau khi cơ quan tư pháp hoàn tất việc cấp bản chứng thực điện tử, thì hồ sơ sẽ được gửi về tài khoản của người yêu cầu chứng thực như sau:
Nhận kết quả chứng thực bản sao điện tử
Người dân/ Doanh nghiệp tải file về và sử dụng bản sao điện tử trên trong các giao dịch cần thực hiện hồ sơ điện tử.
Như vậy, trong quá trình tiến tới xã hội số, nền kinh tế số, đẩy mạnh giao dịch điện tử thì việc chứng thực bản sao điện tử từ bản chính rất quan trọng bởi thay vì truyền thống chứng thực bản sao cấp kết quả giấy thì sẽ sử dụng dịch vụ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia và cấp bản sao điện tử, thực hiện chủ trương của Thủ tướng Chính phủ về việc đẩy mạnh thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.
Chúng tôi xin trân trọng cảm ơn và cũng thông qua bài tuyên truyền này, chúng tôi cũng mong muốn sẽ góp phần trong việc tuyền truyền phổ biến thông tin về công cuộc cải cách hành chính trên địa bàn phường Bình Chiểu./.